Аннотация
Настоящий документ является руководством по работе с программным продуктом - Модуль «Складской учет» для «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», редакция 2.0 (далее по тексту – Модуль «Складской учет»).
Документ содержит сведения о функциональных возможностях и порядке работы Модуля «Складской учет», подготовительных действиях пользователей и операциях, которые выполняет пользователь при работе с Модулем «Складской учет».
Управление работой Модуля «Складской учет» осуществляется в рамках функционирования конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», редакция 2.0, предназначенной для автоматизации бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, финансируемых из федерального, регионального (субъектов Российской Федерации) или местного бюджетов, а также из бюджета государственного внебюджетного фонда (далее Конфигурация).
Системные требования к Модулю «Складской учет» соответствуют системным требованиям к платформе «1С:Предприятие 8».

Содержание

Общая характеристика Модуля
Определение целей и задач, которые решает Модуль
Глава 1. Описание архитектуры Модуля
Глава 2. Подготовка к работе
Глава 3. Определение прав пользователей
Глава 4. Описание работы Модуля
Глава 5. Печатные формы

Общая характеристика

Модуль «Складской учет» предназначен для ведения оперативного управления имуществом организации. Он позволяет вести количественно-весовой учет товарно-материальных ценностей организации, контролировать движение товаров, материалов. Функционал Модуля «Складской учет» реализован в виде отдельных взаимосвязанных подсистем, реализующих автоматизацию отдельных участков учета на складах.

Ведение складского учёта состоит из нескольких этапов:
1. Приемка. Экспедитор доставляет товары или материалы, прилагает к ним накладные, чеки, обязательные сертификаты и другие документы. Кладовщик сверяет количество и характеристики ТМЦ по накладной и проверяет их качество. Если все в порядке, кладовщик принимает товар и материалы на склад.

2. Хранение. Когда ТМЦ поступают на склад, необходимо организовать их хранение. Сначала товары и материалы сортируются по типам в зависимости от условия хранения, габаритов, пожароопасности, а затем хранятся в специально отведенном месте.

3. Перемещение. ТМЦ перемещают по разным причинам: например, перемещения между МОЛ, списание ТМЦ, выдача в пользование, передача в другую организацию (внутриведомственное, межбюджетное перемещение), и т.д.

4. Инвентаризация. Включает в себя ревизию и опись всех ТМЦ , хранящихся на складе. Во время инвентаризации сверяются учетные данные и фактическое наличие товаров и материалов, проверяются сроки годности ТМЦ выявляются излишки и недостача, поломки и некомплектность. Руководитель учреждения сам решает, как часто проводить инвентаризацию: если есть необходимость, можно проверять ТМЦ каждый день.

В учреждениях существует обязательная ревизия склада, которая проводиться ежегодно, перед сдачей годовой отчетности.
Модуль «Складской учет» реализует количественный и весовой учет ТМЦ и обеспечивает:

• ведение справочника номенклатуры;
• учет поступления, перемещения, выбытия номенклатуры;
• инвентаризацию ТМЦ;
  
• анализ данных об оперативных остатках номенклатуры в разрезе Материально ответственных лиц (далее – «МОЛ» (складов)) и организаций.

Описание целей и задач, которые решает Модуль.

Использование модуля «Складской учет» позволяет вести складской учёт кладовщиком в одной информационной базе с бухгалтером, не вмешиваясь в работу бухгалтерии.
Модуль «Складской учет» позволит кладовщику вести учет поступлений и выдач товаров, контролировать остатки на складе, формировать отчеты о движении товаров и другие операции, связанные со складским учетом. При помощи использования функционала Модуля «Складской учет» Кладовщик сможет самостоятельно, без ожидания действий бухгалтера работать с данными, необходимыми для оперативного управления складом.
Использование Модуля «Складской учет» позволит улучшить управление складскими процессами, повысить точность и оперативность учета товаров, а также сократить время на выполнение складских операций.
При помощи функционала Модуля «Складской учет» Кладовщик сможет увидеть в системе только документы по ведению складского учёта, так как он не будет иметь прав и необходимых полномочий для ведения регламентных операций.
Задачей Модуля «Складской учет» является отслеживание движения ТМЦ. Модуль обеспечивает точное ведение учета запасов, предотвращая перерасходы и дефицит.
Интеграция с бухгалтерским учетом: данные о движении товаров автоматически передаются в бухгалтерскую систему, обеспечивая целостность информации, что позволяет бухгалтеру спокойно выполнять регламентные движения, формировать проводки и работать с учетными документами.


Глава 1. Описание архитектуры Модуля

Модуль «Складской учет» разработан на базе технологической платформы «1С:Предприятие 8.3». В связи с этим в начале данного раздела необходимо коротко рассказать об основных понятиях среды разработки.

В данном контексте существует два ключевых понятия: платформа и прикладное решение.

Платформа является одновременно конструктором базы данных, средой разработки, отладчиком и программным движком для создания прикладных решений.

Модуль «Складской учет» является прикладным решением, созданным с помощью платформы «1С: Предприятие 8.3». Работать с любым прикладным решением можно в двух режимах: в режиме конфигуратора и в режиме пользователя.

Режим конфигуратора предназначен для перепрограммирования прикладного решения. В этом режиме могут работать программисты, либо опытные пользователи. В режиме пользователя осуществляется непосредственная работа с программой, то есть та работа, ради выполнения которой и разработано прикладное решение – ведение учета, проведение расчетов и так далее.

Еще одно важное понятие, которое необходимо рассмотреть – информационная база. Информационную базу можно представить как отдельную базу данных, с которой работают пользователи. Однако информационная база включает не только данные, но и конкретную конфигурацию.

Так, например, модуль «Складской учет» предназначен для использования в информационных базах конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», редакция 2.0.

Общие принципы работы с Модулем «Складской учет» соответствуют принципам работы с прочими программными продуктами, разработанными на базе платформы «1С:Предприятие 8».

Для работы с Модулем используются различные инструменты, предназначенные для выполнения определенных задач. К данным инструментам относятся: константы, справочники, документы, обработки, отчеты и регистры сведений.

Константы служат для хранения условно-постоянной информации, которая либо вообще не изменяется, либо изменяется достаточно редко. Характерной чертой констант является тот факт, что константа может хранить лишь одно значение.

Справочники предназначены для описания списков данных. Справочники содержат элементы, каждый из которых обладает определенным набором свойств (реквизитов), описывающих данный элемент. Важно понимать, что каждый элемент справочника представляет собой некоторый объект реального мира или определенную логическую сущность.
Следующий инструмент системы, который необходимо рассмотреть – это документ.

Документы – это прикладные объекты программы, при помощи которых организуется ввод в систему информации о совершаемых хозяйственных операциях, а также ее просмотр и корректировка. В большинстве своем документы программы являются электронными аналогами стандартных бумажных документов, используемых в традиционной «бумажной» системе учета.
У всех документов существуют реквизиты, которые создаются автоматически – это «Дата» и «Номер».

В документах Модуля «Складской учет» номер содержит не только цифры, но и буквы, называемые префиксом. Использование префиксов позволяет вести независимую нумерацию документов по различным организациям. Для этого каждой организации присваивается свой префикс, который в дальнейшем используется для нумерации документов по данной организации.

Любой документ системы может находиться в одном из двух состояний: проведен либо не проведен.

Если документ проведен, то это означает, что те данные, которые он содержит, влияют на учетные данные. Соответственно, тот факт, что документ не проведен, говорит о том, что его данные не оказывают никакого влияния на учетную информацию.

Таким образом, не проведенный документ можно рассматривать как «черновик», который сможет изменить информацию базы данных лишь после его проведения.

Помимо операции проведения документа, есть и обратная операция – отмена проведения. Ее суть состоит в том, что данные, внесенные документом в базу данных, как бы «отменяются» и перестают влиять на учетную информацию. При этом после отмены проведения документ можно опять провести и тем самым вернуть все в исходное состояние (как было до отмены проведения).

Кроме рассмотренных понятий, есть еще понятие записи. Запись документа соответствует его сохранению. После создания нового документа, для того чтобы он остался в «памяти компьютера» после закрытия программы, его необходимо записать (то есть сохранить).

Все документы программы сгруппированы в списки, в которых содержатся документы одного вида. Кроме этого, документы сгруппированы в журналы, исходя из тех операций, для регистрации которых они предназначены.

С документами тесно связаны другие объекты системы – регистры сведений. Регистры сведений можно воспринимать как таблицы базы данных, в которые заносится учетная информация.

Регистры состоят из измерений, ресурсов и реквизитов. Измерения – это те сведения, в разрезе которых ведется учет по данному регистру. Все прочие данные относятся либо к ресурсам, либо к реквизитам. Регистры можно разделить на два типа: подчиненные регистраторам (документам) и не подчиненные. Изменять информацию подчиненных регистраторам регистров можно лишь посредством проведения (отмены проведения) документов. В регистры, не подчиненные регистраторам, информацию можно вносить «напрямую», без использования документов.

Еще два инструмента модуля – это отчеты и обработки. Данные объекты имеют схожую структуру, но предназначены для выполнения различных задач. Отчеты используются для выборки информации из базы данных и ее представления в удобном виде, а обработки предназначены для автоматизированной обработки данных.

Глава 2. Подготовка к работе.

Модуль «Складской учет» является расширением конфигурации «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», редакции 2.0, поэтому сама конфигурация должна быть предварительно установлена и обновлена до последнего релиза. Подключение Модуля к конфигурации осуществляет пользователь, имеющий административные права.
Загрузка расширения осуществляется в разделе Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Расширения (рисунок 1).
После загрузки расширения обязательно нужно выключить галку «Безопасный режим».